Generelle betraktninger om evaluering
Vanlige faktorer å dokumentere og evaluere er økonomi, fremdrift, kvalitet og måloppnåelse. Det vil være naturlig å evaluere om tilbudet er ressurseffektivt å drifte for kommunen. Det vil ofte være hensiktsmessig å bruke både kvantitative og kvalitative evalueringsmetoder. Både kvantitative og kvalitative data kan og bør samles underveis i prosjektet, da dette ofte vil være problematisk ved prosjektslutt. Aktuelle kvantitative data kan være økonomi, deltakervolum og ressursbehov, som personell og tidsbruk.
Dokumentasjon kan dreie seg om alt fra enkle registreringsskjema for aktivitetene i prosjektet, til dagbøker og logger. I tillegg til oppsummering og dokumentasjon av resultater, kan det også være fornuftig å oppsummere selve prosjektforløpet og de ulike prosessene. Dette slik at organisasjonen kan lære av disse erfaringene og at de kan komme andre til gode.
Medarbeider- og organisasjonserfaringer
Viktige medarbeider- og organisasjonserfaringer som har fremkommet ved evaluering av prosjektene har blant annet vært større tverrfaglig forståelse, bedre samarbeid på tvers av virksomheter og en personlig utvikling hos medarbeiderne.
Et annet viktig moment som beskrives er at det ved overgang til permanent drift bør fokuseres på kompetanseoverføring, økt kunnskap og gjerne hospiteringsmodeller, samt at det må jobbes med kunnskapsformidling og informasjon om tilbudet. Utfordringer som beskrives er blant annet at det er vanskelig å måle samfunnsmessig gevinst, at frigjøring av personressurser er sårbart ved endring av ledelse, at informasjon ikke formidles godt nok i egen organisasjon og at det kan være vanskelig å sikre eierskap til tilbudet.
Aktuelle spørsmål i forbindelse med evaluering av tilbud og prosjektprosess:
- Treffer vi målgruppen og lykkes vi med rekrutteringen?
- Er tilbudet kostnadseffektivt?
- Benytter vi de riktige kartleggingsverktøyene?
- Har vi den kompetansen vi trenger og hvordan kan vi eventuelt tilføre kompetansen ved behov?
- Er lokalene hensiktsmessige?
- Hvordan sikrer vi en god overgang fra og til andre tjenester?
- Har vi de samarbeidspartnerne vi trenger?
- Er det andre endringer vi kan eller bør gjøre for å forbedre tilbudet?